Privaatsus, GDPR ja andmete säilitamine
Nõustu andmetöötluslepinguga, määra kliendiandmete säilitamise aeg, halda andmepäringuid ja vaata klientide nõusolekuid.
GDPR-i järgi oled sina oma klientide andmete vastutav töötleja ja Nola töötleb neid sinu eest. Lehel Seaded → Privaatsus on koos kõik, mida see praktikas tähendab: sinu ja Nola vaheline leping, andmete säilitamise aeg, klientide päringud ja nende antud nõusolekud.
Nõustu andmetöötluslepinguga
Andmetöötlusleping (DPA) on GDPR-i nõutud leping sinu ettevõtte ja Nola vahel. Sinu ettevõte otsustab, kuidas kliendiandmeid kasutatakse; Nola hoiab ja töötleb neid ainult sinu jaoks ning hoiab need turvaliselt. Kuni leping on kinnitamata, on kaardil märge Kinnitamata.
- Ava Seaded → Privaatsus.
- Selle lugemiseks klõpsa Loe lepingut.
- Klõpsa Nõustu lepinguga.
Kaardil kuvatakse seejärel nõustumise kuupäev ja link Vaata lepingut. Nõustumine salvestatakse auditilogisse. Lepingut saab kinnitada ainult ettevõtte omanik: teised näevad rida, mis soovitab paluda omanikul leping kinnitada. Küsimuste korral või allkirjastatud koopia saamiseks kasuta kaardil linki Võta ühendust Nola toega.
Määra andmete säilitamise reeglid
Igaöine automaattoiming kustutab vanad andmed siin määratud numbrite järgi.
| Seade | Vaikimisi | Mida see teeb |
|---|---|---|
| Anonüümi mitteaktiivsed kliendid pärast (kuud) | 36 | Kliendid, kellel pole nii kaua olnud broneeringut, uksest sisenemist, makset ega kaardi muutmist, anonüümitakse: nimi asendatakse ning e-post, telefon, aadress, isikukood, märkmed ja sünnipäev eemaldatakse. Klienti, kellel on midagi veel kasutusel (liikmesus, tulevane broneering, võlg kummaltki poolt, kordade kaart või püsibroneering), ei anonüümita kunagi. Vähemalt 12 kuud. |
| Säilita broneeringute ajalugu (kuud) | 84 | Kui kaua soovid broneeringute ajalugu säilitada. |
| Kustuta teavituslogid pärast (päeva) | 180 | Sellest vanemad e-kirjade ja SMS-ide saatmislogid kustutatakse. |
| Kustuta ukse sisseregistreerimised pärast (kuud) | 12 | Koos ukseligipääsuga: sellest vanemad sisenemised ja keeldumised kustutatakse. See toimib ka enne reeglite salvestamist. |
- Sisesta soovitud numbrid täiskuudes või -päevades. Puhastuse väljalülitamiseks määra väärtuseks 0.
- Vaata väljade all olevat rida: see ütleb, mitu klienti järgmine igaöine toiming selle numbriga anonüümib, ja näitab mõne nime.
- Klõpsa Salvesta reeglid.
Kehamõõdud, edenemisfotod ja iganädalased vahekokkuvõtted treeningkavadest on terviseandmed. Need kustutatakse alati kahe aasta pärast, olenemata siinsetest seadetest. Edenemisfotosid säilitatakse ainult seni, kuni liige seda lubab: loa tagasivõtmisel kustutatakse need kohe. Neid näevad ainult liige ja tema oma treener, mitte omanikud ega juhid.
Finantsandmete, nagu arvete ja tehingute puhul kehtib Eestis 7-aastane raamatupidamise nõue. Kliendi anonüümimisel jäävad need dokumendid alles ja eemaldatakse vaid isikuandmed. Samuti kustutatakse liikme foto, hädaabikontakt, tervisedeklaratsioon, kliendi märkmed (sh vigastuste märkmed), treenerivestlused ja tema treeningud (kavad, logitud treeningud, mõõtmised ja iganädalased vahekokkuvõtted), lõpetatakse tema seosed treeneritega ning tühistatakse tema uksepassid, PIN-koodid ja kaardid. Imporditud pangamaksetest jääb alles summa, kuid kustutatakse maksja nimi ja selgitus.
Halda andmepäringuid
Järjekorras Andmepäringute järjekord kuvatakse sinu ettevõttele esitatud ootel päringud. Iga päringu juures on näha selle tüüp (Andmete eksport või Kustutamine) ja esitamise kuupäev.
- Kui oled päringu lahendanud, klõpsa Märgi tehtuks.
- Klõpsa Keeldun, kui päringut ei saa täita, näiteks kui saatja isikut pole võimalik tuvastada.
Enamik kliente pöördub sinu poole otse, e-posti teel või kohapeal. Lahenda need päringud nii:
- Andmete koopia saamiseks: ava klient lehel Kliendid, klõpsa kaardi ülaosas ⋯ ja vali Ekspordi andmed. Saad ühe JSON-faili kõige sellega, mida sinu ettevõte tema kohta hoiab: kaart, broneeringud, maksed, rahakott, liikmesused, uksekülastused, treeningud, märkmed ja talle saadetud sõnumid. Mõõtmisi ja eesmärke, mille liige pani ise kirja ajal, kui ta oma treeninguid treeneriga ei jaganud, failis ei ole; fail näitab ainult nende arvu. Valikut näevad omanik ja Juht (neil on vaja ligipääsu klientidele, rahale ja ekspordile) ning ainult nende klientide juures, keda nad näevad. Nola kontoga kliendid saavad oma andmed ka ise alla laadida oma konto lehelt Privaatsus. Vaata Sinu privaatsus ja andmed.
- Andmete kustutamiseks (õigus olla unustatud): lõpeta tema võimalik liikmesus, eemalda klient lehel Kliendid, ava seejärel Seaded → Prügikast ja klõpsa Kustuta jäädavalt. See kustutab tema isikuandmed samamoodi nagu anonüümimine; varasemad broneeringud, arved ja maksed jäävad sinu arhiivi alles. Vaata lehte Prügikast ja taastamine.
Prügikasti jäetud kliendid kustutatakse automaatselt 90 päeva pärast eemaldamist. Kui klient kustutab oma Nola konto oma konto lehelt Privaatsus, kustutatakse tema kaart sinu ettevõttes samamoodi.
Kontrolli nõusolekuid
Nõusolekute ülevaade näitab, millega sinu kliendid on nõustunud. Klient valib need oma profiilis, töötajad saavad neid muuta kliendi andmetes. Üks rida selgitab iga nõusolekut:
- Turundus: tohib saata pakkumisi ja uudiskirju.
- Edetabelid: tohib näidata avalikes edetabelites ja mängutulemustes.
- Fotod ja video: on nõus, et teda pildistatakse ja filmitakse.
Selle all näitab iga nõusoleku arv, mitu klienti on nõustunud, näiteks Turundus: 3 / 38. Arvesse lähevad ainult praegused kliendid: prügikastis olevaid ja anonüümitud kliente ei loeta ega näidata. Kui ettevõttel on üle 2000 kliendi, on kogusumma järel või rohkem, sest kontrollitakse ainult 2000 vanimat kaarti. Tabelis on kuni 500 klienti, kes on nõustunud vähemalt ühega, ja iga nõusoleku kohta Jah või Ei; nõusolek, millega keegi pole nõustunud, veergu ei saa. Tabeli all olev rida ütleb, mitu klienti pole ühegagi nõustunud. Kuni ükski klient pole millegagi nõustunud, ütleb kaart seda tabeli asemel.
Edetabelid on näha ainult siis, kui Mängijad ja edetabelid on jaotises Seaded → Moodulid sees. Jõusaalidel on see vaikimisi väljas. Vaata Mis on moodulid. Nimekirjas Kliendid kuvatakse samad nõusolekud eraldi veerus.
Turundus vajab salvestatud jah-vastust: vastuseta klient kampaaniaid ei saa. Igal kampaaniakirjal on loobumislink. Kui klient seda kasutab või märgib kirja rämpspostiks, lülitatakse tema turundusnõusolek välja ning nõusoleku kirjest on näha, millal ja kuidas.
Liikmete puhul salvestab Nola ka selle, millise liikmesuse tingimuste, vastutusest loobumise ja tervisedeklaratsiooni versiooniga iga liige nõustus ning millal ja kuidas. Tervisedeklaratsioon säilitab ainult vastuse (treenimiseks valmis või enne treeningut kontrollida), mitte kunagi tervislikku seisundit. Vaata lehte Liikme dokumendid ja ebaõnnestunud maksed. Kampaaniad jõuavad ainult klientideni, kes on turundusega nõustunud, mitte kunagi anonüümitud klientideni. Liikmete automaatikad ja personaalsed sõnumid nimekirjast Kadumisohus lähevad ainult liikmetele, kes on andnud turundusnõusoleku.
Seotud teemad
Kas sellest lehest oli abi?
Ikka ei leia vastust?
Küsi Nolas AI Copilotilt või saada pöördumine Nola meeskonnale. Inimene vastab ühe tööpäeva jooksul.